Política de privacidad de HOTBRANDS

1. Identidad del responsable

HOTBRANDS AGENCIA es un nombre comercial utilizado por Pedro A. Núñez U., persona física domiciliada en República Dominicana, provisto de la cédula de identidad y electoral núm. 04800768550, con domicilio comercial en BARRIO AURINEZ, CALLE 1 SUITE 07, BONAO, MONSEÑOR NOUEL.

HOTBRANDS actúa como responsable del tratamiento de los datos personales que recopila directamente a través de sus sitios web, formularios y canales para:

• Atender solicitudes.
• Realizar análisis comerciales.
• Preparar propuestas y facturar.
• Administrar clientes y proporcionar soporte.
• Mantener su sitio y plataforma.
• Enviar comunicaciones autorizadas.

No se debe confundir a HOTBRANDS como responsable con los negocios clientes que utilizan nuestros servicios para sus propias operaciones.

2. Alcance de esta política

Esta política se aplica a la información recopilada en:

• hotbrands.win y www.hotbrands.win
• servicios.hotbrands.win
• app.hotbrands.win
• Páginas, subdominios y formularios oficiales de HOTBRANDS.
• Comunicaciones de soporte y ventas de HOTBRANDS.
• Servicios contratados directamente con nosotros.

Esta política no aplica a sitios web, aplicaciones o plataformas externas a las que podamos enlazar, ya que HOTBRANDS no controla sus políticas independientes.

3. Funciones de HOTBRANDS y sus clientes

Es importante distinguir nuestro rol dependiendo de cómo interactúas con los datos:

Las solicitudes relacionadas con datos entregados directamente a un negocio cliente deben dirigirse inicialmente a ese negocio. HOTBRANDS podrá asistir al cliente cuando corresponda técnica y contractualmente.

4. Datos que recopilamos

Recopilamos diferentes categorías de datos según la interacción:

• Datos de identificación: Nombre, apellido, empresa, cargo.
• Datos de contacto: Teléfono, WhatsApp, correo electrónico, dirección física cuando sea necesaria.
• Datos comerciales: Tipo de negocio, servicios de interés, necesidades, presupuesto comunicado e información incluida en solicitudes y propuestas.
• Datos de cuenta: Usuario, rol, configuración, historial de acceso, credenciales cifradas o mecanismos de autenticación. HOTBRANDS no almacena ni puede ver contraseñas en texto legible.
• Datos de citas: Fecha, hora, servicio, ubicación, profesional solicitado y estado de la cita.
• Datos de comunicaciones: Correos, mensajes, conversaciones, solicitudes de soporte, respuestas a formularios, grabaciones o transcripciones (cuando estén habilitadas y exista una base válida).
• Datos técnicos: Dirección IP, navegador, dispositivo, sistema operativo, páginas visitadas, fecha y hora, cookies, identificadores técnicos y registros de seguridad.
• Datos de facturación: Nombre de facturación, dirección, RNC o cédula cuando corresponda, historial de facturas, estado del pago y referencias de transacción. HOTBRANDS no almacena directamente los datos completos de tarjetas; el proveedor de pagos procesará esos datos conforme a sus propias políticas.

5. Cómo obtenemos los datos

Los datos personales pueden obtenerse de las siguientes fuentes:

• Directamente de la persona.
• Mediante formularios y calendarios.
• Por canales de comunicación directa (WhatsApp, correo, teléfono).
• Desde las cuentas de nuestros clientes.
• Desde integraciones autorizadas.
• Desde formularios publicitarios (ej. Meta Ads).
• Desde fuentes públicas empresariales, cuando su uso sea legal.
• Automáticamente mediante cookies y registros técnicos de navegación.

HOTBRANDS no compra ni comercializa bases de datos de terceros.

6. Finalidades del tratamiento

Utilizamos la información recopilada para las siguientes finalidades específicas:

• Responder consultas y brindar información.
• Preparar diagnósticos, análisis y propuestas comerciales.
• Crear y administrar cuentas de usuario.
• Implementar los servicios contratados.
• Gestionar contactos y oportunidades en el CRM.
• Programar y recordar citas.
• Prestar soporte técnico y atención al cliente.
• Enviar comunicaciones transaccionales u operativas.
• Enviar promociones y novedades (con consentimiento cuando sea necesario).
• Procesar pagos y emitir facturas.
• Prevenir fraude y accesos indebidos.
• Mejorar el rendimiento, usabilidad y seguridad de la plataforma.
• Cumplir obligaciones contractuales y legales.
• Configurar automatizaciones e inteligencia artificial según lo contratado.
• Medir el funcionamiento y uso de nuestros servicios.
• Resolver disputas y proteger nuestros derechos legales.

7. Fundamentos para el tratamiento

El tratamiento de los datos personales se apoya en una o varias de las siguientes bases legales:

• Consentimiento: Cuando has autorizado expresamente el tratamiento para una finalidad específica (ej. marketing). Retirar un consentimiento no invalida el tratamiento realizado legítimamente antes de retirarlo.
• Ejecución de un contrato: Cuando el tratamiento es necesario para cumplir con nuestros servicios contratados o para tomar medidas precontractuales solicitadas por ti.
• Obligación legal: Cuando la ley nos exige conservar o tratar ciertos datos (ej. facturación, impuestos).
• Intereses legítimos: Para mejorar nuestros servicios, mantener la seguridad de la plataforma y proteger nuestros derechos, siempre que estos intereses no prevalezcan sobre tus derechos fundamentales.

Nota: Esta lista es informativa y no constituye una conclusión jurídica definitiva sobre cada operación de tratamiento específica.

8. Datos gestionados por nuestros clientes

Cuando procesamos datos por cuenta de un cliente empresarial, dicho cliente es el único responsable de:

• Obtener los datos de forma legal y ética.
• Informar adecuadamente a sus contactos sobre el tratamiento.
• Obtener los consentimientos requeridos.
• Mantener la información correcta y actualizada.
• Responder a las solicitudes de ejercicio de derechos de sus usuarios.
• Establecer los tiempos de conservación aplicables.
• Abstenerse de importar listas obtenidas ilegalmente o usar la plataforma para enviar spam.
• No almacenar datos innecesarios o excesivamente sensibles sin las medidas adecuadas.

HOTBRANDS podrá asistir técnicamente a sus clientes, pero no asume ni sustituye las obligaciones legales que les corresponden como responsables del tratamiento.

9. Formularios, calendarios y CRM

A través de nuestros formularios y calendarios, solicitamos datos como nombre, correo, teléfono y detalles del negocio. Estos datos se utilizan para evaluar requerimientos, coordinar citas y enviar comunicaciones relacionadas con la solicitud.

• Los campos obligatorios están debidamente identificados.
• No recopilamos datos innecesarios para el propósito del formulario.
• Los contactos pueden recibir confirmaciones y recordatorios operativos relacionados con su solicitud.
• El envío de comunicaciones promocionales (marketing) requiere una autorización diferenciada y explícita cuando corresponda, sin utilizar casillas premarcadas.

Nuestros formularios separan claramente la aceptación legal y de privacidad, de las comunicaciones operativas y el consentimiento para marketing promocional.

10. WhatsApp, SMS y correo electrónico

Estos canales pueden utilizarse para responder consultas, enviar confirmaciones, emitir recordatorios y dar seguimiento a oportunidades comerciales.

• El envío de promociones dependerá del consentimiento previo y las reglas aplicables a cada canal.
• El destinatario puede solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones de marketing (opt-out).
• Algunas comunicaciones operativas o transaccionales pueden continuar enviándose cuando sean estrictamente necesarias para prestar un servicio solicitado.
• WhatsApp, los operadores móviles y los proveedores de correo electrónico procesan los datos transmitidos según sus propias políticas de privacidad.
• Los mensajes enviados pueden generar consumos cobrados al cliente empresarial que opera la cuenta.

HOTBRANDS no comparte números telefónicos ni consentimientos con terceros para realizar campañas ajenas al responsable original.

11. Llamadas, grabaciones y Voice AI

Determinadas llamadas telefónicas gestionadas a través de la plataforma pueden:

• Ser atendidas o iniciadas por una voz automatizada (Voice AI).
• Ser grabadas por motivos de calidad, seguridad o registro.
• Ser transcritas a texto.
• Ser analizadas mediante inteligencia artificial para ejecutar acciones (ej. agendar cita) o mejorar el servicio.
• Transferirse a un operador humano.

Cuando se habiliten funciones de grabación, transcripción o asistencia por IA, se mostrará o reproducirá el aviso correspondiente al inicio de la interacción y se obtendrá el consentimiento cuando sea legalmente requerido.

Voice AI no debe utilizarse para gestionar emergencias. Siempre se procurará dar al usuario una forma de solicitar atención humana.

12. Inteligencia artificial

Para prestar funcionalidades avanzadas, los datos pueden enviarse a proveedores especializados de inteligencia artificial exclusivamente para ejecutar funciones configuradas, tales como:

• Responder preguntas frecuentes.
• Resumir conversaciones largas.
• Clasificar consultas y detectar intenciones.
• Ayudar con reservas de citas.
• Proponer respuestas al equipo humano.
• Transcribir llamadas de audio.
• Activar automatizaciones basadas en el contexto.

13. Cookies y tecnologías similares

Utilizamos cookies y tecnologías de seguimiento similares para recopilar y utilizar datos personales. Puede obtener más información sobre los tipos de cookies que utilizamos, por qué las utilizamos y cómo puede controlarlas en nuestra Política de cookies.

Nuestras cookies se clasifican generalmente en:

• Esenciales: Necesarias para el funcionamiento básico del sitio y la plataforma.
• Preferencias: Para recordar sus elecciones y configuraciones.
• Analítica: Para entender cómo los visitantes interactúan con nuestro sitio.
• Marketing: Para mostrar anuncios relevantes y medir su eficacia.
• Integraciones externas: Cookies establecidas por servicios de terceros embebidos en el sitio.

Las cookies no esenciales no se activarán antes de recibir su consentimiento cuando este sea legalmente obligatorio.

14. Proveedores y subprocesadores

Para operar nuestra plataforma y prestar nuestros servicios, compartimos información con proveedores de servicios de confianza (subprocesadores) que operan en las siguientes categorías:

• Proveedores de infraestructura tecnológica y hosting web.
• Plataformas de CRM y gestión de clientes.
• Proveedores de servicios de correo electrónico transaccional y marketing.
• Operadores de telecomunicaciones (telefonía y SMS).
• Servicios de mensajería (WhatsApp, Meta).
• Proveedores de modelos de inteligencia artificial y Voice AI.
• Herramientas de analítica web y medición de rendimiento.
• Servicios de seguridad informática y prevención de fraude.
• Herramientas de soporte al cliente y helpdesk.
• Pasarelas de procesamiento de pagos.
• Registradores de dominios y servicios DNS.
• Plataformas de automatización e integraciones (ej. Zapier, Make).

Estos proveedores reciben únicamente la información razonablemente necesaria para ejecutar su función específica y están sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad.

HOTBRANDS no vende datos personales a terceros.

Explicamos las situaciones reales en las que podemos compartir información:

• Para la prestación directa del servicio contratado.
• Por instrucción expresa del usuario o cliente.
• Cuando contamos con su consentimiento explícito.
• Para cumplir con una obligación legal o requerimiento de autoridad competente.
• Para la prevención, detección e investigación de fraudes o incidentes de seguridad.
• Para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de HOTBRANDS, nuestros usuarios o el público.
• En caso de venta, fusión, reorganización o transferencia de activos del negocio, garantizando la continuidad de la protección de los datos.

15. Transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores y subprocesadores tecnológicos pueden procesar o almacenar información fuera de la República Dominicana, incluyendo servidores ubicados en los Estados Unidos de América u otros países.

Al utilizar nuestros servicios, usted comprende que sus datos pueden ser transferidos internacionalmente. HOTBRANDS procurará utilizar proveedores reconocidos que implementen medidas contractuales, técnicas y organizativas de seguridad razonables conforme a los estándares de la industria.

No afirmamos que todos los países de destino ofrezcan un nivel de protección de datos idéntico al de su jurisdicción local, ni nombramos ubicaciones específicas de servidores que no hayan sido verificadas técnicamente de forma permanente.

16. Conservación de los datos

Conservaremos los datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política. A continuación, presentamos los períodos de conservación propuestos (sujetos a revisión y ajuste):

Podemos conservar información durante un período mayor cuando exista una obligación legal, una reclamación, una investigación en curso, necesidad de prevención de fraude o una disputa contractual no resuelta.

17. Seguridad

Implementamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción. Estas medidas incluyen:

• Controles de acceso basados en roles.
• Políticas de contraseñas seguras.
• Autenticación en dos pasos (2FA) cuando la plataforma lo permite.
• Limitación de permisos a personal y proveedores.
• Cifrado de datos en tránsito (HTTPS/TLS).
• Copias de seguridad periódicas.
• Registros de actividad (logs).
• Actualizaciones de software y sistemas.
• Evaluación de la seguridad de proveedores externos.
• Procedimientos de respuesta ante incidentes.

Sin embargo, ningún sistema de seguridad o transmisión por Internet es 100% invulnerable, por lo que no podemos garantizar la seguridad absoluta de la información.

Si detecta o sospecha de un incidente de seguridad, por favor repórtelo inmediatamente a: privacidad@hotbrands.win.

18. Derechos de las personas

Sujeto a la legislación aplicable en materia de protección de datos, usted tiene derecho a solicitar:

• Confirmación: Confirmar si estamos tratando o no sus datos personales.
• Acceso: Solicitar acceso a la información personal que conservamos sobre usted.
• Corrección: Solicitar la corrección o actualización de datos inexactos o incompletos.
• Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para los fines recogidos.
• Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos para fines específicos (ej. marketing).
• Retiro del consentimiento: Retirar el consentimiento previamente otorgado, sin que ello afecte la legalidad del tratamiento basado en el consentimiento previo.
• Información: Conocer el uso específico que se da a sus datos y con quién se comparten.
• Exportación: Solicitar la entrega o portabilidad de sus datos en un formato razonablemente disponible, cuando corresponda.
• Restricción: Solicitar la limitación del tratamiento en determinadas circunstancias.

No garantizamos el ejercicio de derechos específicos contemplados en legislaciones extranjeras (como GDPR o CCPA) que no resulten jurídicamente aplicables a nuestras operaciones en República Dominicana.

19. Cómo ejercer los derechos

Para ejercer sus derechos de privacidad, envíe una solicitud por correo electrónico a:

privacidad@hotbrands.win

Su solicitud debe indicar claramente:

• Nombre completo.
• Medio de contacto preferido para la respuesta.
• Su relación con HOTBRANDS (ej. visitante, cliente directo) o con uno de nuestros clientes.
• El derecho específico que desea ejercer.
• Información razonable necesaria para localizar sus datos en nuestros sistemas.

HOTBRANDS podrá solicitar información adicional para realizar una verificación razonable de su identidad antes de procesar la solicitud, asegurando no pedir más datos de los estrictamente necesarios.

Si los datos sobre los que desea ejercer derechos pertenecen a las bases de datos de un negocio cliente de HOTBRANDS, le recomendamos contactar directamente a dicho negocio. Si recibimos la solicitud, podremos remitirla al cliente responsable y brindarle asistencia técnica para resolverla.

20. Datos de menores

Nuestros servicios comerciales (plataforma B2B, diseño web, CRM) no están dirigidos directamente a menores de edad. HOTBRANDS no recopila deliberadamente datos personales de menores sin la autorización apropiada.

En el caso de sistemas implementados para clientes (ej. sistemas de citas para clínicas donde puedan existir pacientes menores), el negocio cliente es el único responsable de definir y obtener el consentimiento válido del padre, madre o tutor legal, y de limitar los datos recopilados a lo estrictamente necesario.

21. Enlaces y servicios externos

Nuestros sitios web y plataforma pueden contener enlaces o integraciones hacia servicios externos, tales como:

• Google (Maps, Analytics, Ads).
• Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp).
• Redes sociales diversas.
• Pasarelas de procesamiento de pagos.
• Sitios web de nuestros clientes o socios.
• Otros proveedores tecnológicos.

HOTBRANDS no controla las prácticas de privacidad ni las políticas independientes de estos terceros. Le recomendamos revisar las políticas de privacidad de cualquier sitio o servicio externo antes de proporcionarles información personal.

22. Cambios en esta política

Podemos actualizar o modificar esta Política de privacidad ocasionalmente para reflejar:

• Cambios en la legislación aplicable.
• El lanzamiento de nuevos servicios o funcionalidades.
• La incorporación de nuevos proveedores o subprocesadores.
• Cambios técnicos u operativos en la plataforma.
• Nuevas finalidades de tratamiento o medidas de seguridad.

La fecha de "última actualización" en la parte superior del documento indicará cuándo se realizaron los últimos cambios. Cuando el cambio sea material y afecte significativamente sus derechos, le notificaremos mediante correo electrónico, a través de la plataforma, o mediante un aviso visible en nuestro sitio web.

No aplicaremos nuevas finalidades de tratamiento que sean incompatibles con las originales sin informarle previamente u obtener su consentimiento cuando corresponda.

23. Contacto y reclamaciones

Si tiene alguna pregunta, inquietud o reclamación sobre cómo tratamos sus datos personales o sobre esta Política de privacidad, puede contactarnos a través de los siguientes medios: