Términos y condiciones de HOTBRANDS

1. Identificación del proveedor

Los presentes términos son establecidos por Pedro A. Núñez U., persona física que opera comercialmente bajo el nombre HOTBRANDS AGENCIA, provisto de la cédula de identidad y electoral núm. 04800768550, con domicilio legal en BARRIO AURINEZ, CALLE 1 SUITE 07, BONAO, MONSEÑOR NOUEL, República Dominicana.

En adelante, los términos "HOTBRANDS", "HOTBRANDS AGENCIA", "nosotros", "nuestro" o "la Agencia" se refieren a dicha persona física. El correo electrónico de contacto legal es legal@hotbrands.win y el de soporte es soporte@hotbrands.win.

2. Aceptación de los términos

Estos términos pueden aceptarse mediante:

• Firma física o electrónica de un documento que los incorpore.
• Marcado de una casilla de aceptación no premarcada en nuestros formularios o plataformas.
• El pago de una propuesta, orden de servicio o factura que haga referencia a estos términos.
• La activación y uso de una cuenta en nuestra plataforma tecnológica después de haber recibido la notificación de estos términos.

El simple acceso casual a nuestro sitio web público no implica la contratación de servicios de pago, pero el uso del sitio está sujeto a estas condiciones en lo aplicable. Antes de activar servicios recurrentes, solicitaremos su confirmación expresa.

3. Requisitos del cliente

Para contratar y utilizar nuestros servicios, el cliente debe:

• Tener al menos 18 años de edad y capacidad legal para contratar.
• Contar con la debida autorización si actúa en nombre y representación de una empresa o persona jurídica.
• Proporcionar información verdadera, exacta y completa durante el registro y mantenerla actualizada.
• Proteger la confidencialidad de sus credenciales de acceso y notificar de inmediato cualquier uso no autorizado.
• Cumplir con la legislación aplicable a su actividad comercial y profesional.

4. Descripción de los servicios

HOTBRANDS ofrece diversas soluciones digitales. La mención de un servicio en estos términos no significa que esté incluido en todos los planes. Los servicios pueden incluir, entre otros:

• Planes completos (Web Esencial, Presencia Profesional, Crecimiento Automatizado, Automatización con IA).
• Diseño, desarrollo y administración de páginas web, landing pages y embudos.
• Servicios de hosting y certificados SSL.
• Plataforma CRM, gestión de pipelines, calendarios y reservas.
• Configuración de automatizaciones, workflows y gestión de reputación.
• Integración y administración de WhatsApp Business Platform y Asistente de WhatsApp con IA.
• Servicios de Voice AI, telefonía, SMS y correo electrónico.
• Servicios de SEO Local y optimización de presencia digital.
• Migración de contactos, integraciones externas, soporte y capacitación.

La infraestructura tecnológica licenciada por HOTBRANDS puede depender de proveedores externos para su funcionamiento.

5. Propuestas y alcance contratado

Cada contratación quedará definida mediante una propuesta comercial, orden de servicio o contrato particular que indicará expresamente:

• El servicio o plan contratado.
• El precio de implementación y la mensualidad aplicable.
• Los consumos cobrados por separado.
• Los límites operativos (ubicaciones, usuarios, canales, entregables).
• El tiempo estimado de entrega y las responsabilidades de cada parte.
• Las condiciones de soporte y permanencia.

Cualquier trabajo o solicitud fuera del alcance definido deberá ser cotizado por separado. Las conversaciones informales no modifican el alcance del proyecto salvo confirmación escrita por parte de HOTBRANDS.

6. Implementación y entrega

El plazo estimado de implementación comienza a contar únicamente después de que HOTBRANDS haya recibido:

• El pago inicial o de implementación.
• La información completa, textos, imágenes y logotipo.
• El acceso al dominio y demás plataformas necesarias.
• Los consentimientos requeridos y la designación de los responsables del proyecto.

Los retrasos por parte del cliente en la entrega de materiales o aprobaciones desplazarán proporcionalmente la fecha estimada de entrega. Los tiempos pueden variar debido a procesos de verificación de terceros, integraciones con proveedores externos o modificaciones solicitadas.

El cliente dispondrá de un período razonable para revisar los entregables y comunicar errores. Se debe distinguir entre la corrección de errores (incluida), las modificaciones menores (según el plan) y los cambios de alcance (cobrados por separado).

7. Precios, impuestos y consumos

Nuestra estructura de costos distingue claramente entre:

• Implementación: Pago inicial por configuración.
• Mensualidad: Cargo recurrente por el servicio, plataforma y soporte.
• Consumos: Cargos variables dependientes del uso.
• Extras: Servicios adicionales contratados.

Los consumos variables pueden incluir, entre otros: licencias de inteligencia artificial, Voice AI, mensajes de WhatsApp (plantillas), correos electrónicos, SMS, números telefónicos, minutos de llamadas, compra de dominios y publicidad. Estos conceptos se facturan por separado.

Los servicios propios de HOTBRANDS se expresan en pesos dominicanos (RD$). Las licencias, canales y consumos tecnológicos de proveedores internacionales se expresan en dólares estadounidenses (US$). Nunca utilizaremos únicamente el símbolo "$" para evitar confusiones.

HOTBRANDS se reserva el derecho de ajustar sus tarifas futuras notificando con anticipación razonable. Los costos de consumos de terceros pueden variar cuando el proveedor externo modifique sus tarifas.

8. Renovación y permanencia inicial

Salvo que la propuesta indique lo contrario, los planes pueden requerir un período de permanencia inicial de tres (3) meses. Finalizado este período, el servicio se renovará de forma mensual y automática.

Las mensualidades se facturan y pagan por adelantado. Las modificaciones de precios no se aplicarán retroactivamente a períodos ya pagados.

9. Cancelación y terminación

Una vez superado el período de permanencia inicial, el cliente puede solicitar la cancelación del servicio con al menos treinta (30) días de anticipación, mediante solicitud por escrito al correo de soporte.

• La cancelación no elimina la obligación de pagar los consumos generados ni los saldos pendientes.
• No se generarán reembolsos automáticos por períodos parcialmente utilizados, salvo obligación legal o acuerdo escrito.
• El pago de implementación deja de ser reembolsable una vez iniciado el trabajo de configuración, en la medida permitida por la ley.
• Antes de la terminación efectiva, el cliente podrá solicitar la exportación razonable de sus contactos legítimos.

10. Suspensión del servicio

HOTBRANDS podrá suspender el acceso a los servicios por:

• Falta de pago oportuno.
• Sospecha de fraude, uso ilegal o envío de spam.
• Riesgo inminente de seguridad para la plataforma o terceros.
• Violación de derechos de terceros o incumplimiento de políticas de operadores de comunicaciones.
• Uso abusivo que afecte la estabilidad de la infraestructura tecnológica.
• Orden de una autoridad competente.
• Incumplimiento material de estos términos o del contrato particular.

Cuando sea razonablemente posible, HOTBRANDS notificará al cliente y ofrecerá la oportunidad de corregir la situación antes de la suspensión. Sin embargo, nos reservamos el derecho de suspender inmediatamente ante riesgos graves, fraude o exigencia legal.

11. Responsabilidades del cliente

El cliente es el único responsable de:

• La legalidad de su modelo de negocio, productos, precios y afirmaciones comerciales.
• La obtención de consentimientos válidos para la recopilación de datos y envío de comunicaciones.
• Responder a las solicitudes de privacidad o derechos de sus propios usuarios y clientes.
• La exactitud de los contenidos, textos e imágenes proporcionados, garantizando que posee los derechos necesarios sobre los mismos.
• Proporcionar atención humana a sus prospectos, revisando periódicamente las respuestas automatizadas.
• El cumplimiento de normativas profesionales específicas aplicables a su sector (salud, legal, financiero, etc.).

12. Comunicaciones electrónicas

El cliente mantiene el control total sobre los destinatarios, el contenido, los horarios y las campañas de comunicación (email, SMS, WhatsApp, llamadas) ejecutadas a través de la plataforma.

Queda estrictamente prohibido:

• El envío de Spam o comunicaciones masivas no solicitadas.
• Utilizar listas de contactos compradas, alquiladas o recabadas sin autorización explícita.
• La suplantación de identidad o el envío de mensajes engañosos.
• Contactar a personas que hayan solicitado previamente ser dadas de baja (opt-out).
• Ocultar la identidad del remitente o realizar campañas ilícitas.

El cliente debe implementar mecanismos claros de baja y mantener registros de los consentimientos obtenidos.

13. WhatsApp Business

La integración con WhatsApp Business Platform requiere la aprobación de Meta y el estricto cumplimiento de sus políticas comerciales y de mensajería.

• Determinados mensajes iniciados por el negocio requieren el uso de plantillas preaprobadas por Meta, las cuales generan cargos por consumo.
• Un número o cuenta puede ser restringido, suspendido o bloqueado por Meta debido a baja calidad, reportes de usuarios o incumplimiento de políticas. HOTBRANDS no controla ni puede revertir las decisiones de Meta.
• La migración de un número existente puede alterar la forma en que se utiliza dicho número, y no se garantiza que configuraciones o historiales previos puedan conservarse en su totalidad.

14. Inteligencia artificial

El uso de asistentes virtuales e inteligencia artificial está sujeto a las siguientes consideraciones:

• La inteligencia artificial puede cometer errores, "alucinar" respuestas o interpretar incorrectamente una consulta. No debe utilizarse sin supervisión humana razonable.
• Bajo ninguna circunstancia la IA sustituye el criterio de médicos, abogados, contadores u otros profesionales colegiados.
• El funcionamiento depende de proveedores externos (modelos de lenguaje) y genera cargos por consumo (tokens, respuestas).
• El cliente es responsable de revisar, aprobar y mantener actualizada la base de conocimiento, las instrucciones y los límites del agente.
• Deben establecerse rutas claras para transferir conversaciones sensibles o complejas a una persona del equipo.

HOTBRANDS se reserva el derecho de suspender cualquier automatización con IA que represente un riesgo legal, reputacional o de seguridad.

15. Voice AI y llamadas

Los servicios de agentes de voz telefónicos (Voice AI) están sujetos a normativas adicionales:

• El agente utiliza voces sintéticas generadas por IA. El cliente debe informar a sus interlocutores que están interactuando con un sistema automatizado cuando la ley o el contexto así lo exijan.
• La grabación y transcripción de llamadas puede requerir el consentimiento expreso de ambas partes.
• Los costos se componen de múltiples factores facturados por separado: número telefónico, tarifa de telefonía por minuto, motor de voz y consumo de IA.
• La calidad de la llamada depende de los operadores de telecomunicaciones, la conexión de red, el ruido de fondo y la pronunciación del usuario.
• El sistema no debe utilizarse bajo ninguna circunstancia para gestionar servicios de emergencia.

16. Páginas web, dominios y hosting

Para los servicios de desarrollo web, se establecen las siguientes distinciones de propiedad y uso:

• Dominio: Si el nombre de dominio es registrado a nombre del cliente y pagado por este, es de su exclusiva propiedad.
• Contenido: Los textos, imágenes y logotipos aportados por el cliente le pertenecen.
• Diseño y plataforma: El cliente recibe una licencia de uso sobre el diseño, las plantillas y la infraestructura tecnológica mientras mantenga activa su mensualidad.
• Hosting: El servicio de alojamiento se mantiene activo exclusivamente mientras la suscripción mensual esté al día. La cancelación del servicio resultará en la baja del sitio web.

HOTBRANDS no está obligado a entregar el código fuente de los sitios web si estos fueron construidos y contratados bajo una modalidad de plataforma administrada (SaaS), salvo que se haya contratado expresamente un desarrollo a medida con transferencia total de propiedad intelectual.

17. CRM, contactos y datos

Los datos de contactos (nombres, teléfonos, correos) recopilados legítimamente por el cliente y almacenados en el CRM pertenecen exclusivamente al cliente. HOTBRANDS procesa estos datos únicamente con el fin de prestar el servicio contratado.

La plataforma puede utilizar infraestructura, proveedores tecnológicos y almacenamiento de datos ubicados internacionalmente.

El cliente puede solicitar la exportación de sus contactos en un formato estándar (ej. CSV) razonablemente disponible. Debe tenerse en cuenta que las automatizaciones, configuraciones internas, pipelines y reportes operativos no siempre son exportables o compatibles con otras plataformas.

18. Integraciones y servicios externos

Gran parte de la funcionalidad ofrecida depende de la disponibilidad y políticas de proveedores externos y subprocesadores, incluyendo pero no limitándose a:

• Operadores de telecomunicaciones (SMS, telefonía).
• Proveedores de correo electrónico.
• Meta Platforms (WhatsApp, Facebook, Instagram).
• Google (Google Business Profile, Ads, Analytics).
• Proveedores de modelos de Inteligencia Artificial.
• Pasarelas de pago y registradores de dominios.

HOTBRANDS no tiene control sobre interrupciones, cambios de tarifas, modificaciones de API, rechazos de cuentas o suspensiones decididas unilateralmente por estos terceros. No obstante, HOTBRANDS no se exonera de su propia negligencia en la gestión de dichas integraciones cuando sea legalmente responsable.

19. Propiedad intelectual

Propiedad del Cliente:

El cliente conserva todos los derechos sobre sus marcas, logotipos, fotografías propias, textos originales, bases de contactos legítimas y dominios registrados a su nombre. Asimismo, será propietario de cualquier material creado exclusivamente para él cuando la propuesta comercial indique expresamente la transferencia de dichos derechos.

Propiedad de HOTBRANDS y sus licenciantes:

HOTBRANDS (y/o sus proveedores tecnológicos autorizados) conserva todos los derechos de propiedad intelectual sobre sus métodos, procesos, plantillas de diseño, "snapshots", workflows genéricos, estructuras reutilizables, bibliotecas de código, prompts de IA, documentación interna, componentes white-label, software subyacente y herramientas preexistentes.

El cliente recibe una licencia limitada, revocable, no exclusiva y no transferible para utilizar estos elementos únicamente como parte integral del servicio contratado y mientras mantenga su suscripción activa.

20. Datos y exportación al finalizar

Al finalizar la relación comercial, se aplicará el siguiente procedimiento:

• El cliente deberá solicitar la exportación de sus datos por escrito, sujeto a la verificación de su identidad y autoridad.
• La exportación de contactos y datos del CRM estará condicionada al pago de cualquier saldo pendiente.
• El cliente dispondrá de un plazo razonable (generalmente 30 días) antes de la terminación para extraer su información.
• Migraciones complejas o extracciones personalizadas podrán generar costos adicionales.
• Posterior a este período, HOTBRANDS podrá proceder con la eliminación o anonimización de los datos conforme a la ley, salvo aquella información que deba conservarse por obligaciones contables, legales o de seguridad.

HOTBRANDS no garantiza la conservación indefinida de los datos una vez cancelado el servicio.

21. Disponibilidad, mantenimiento y soporte

Aunque la infraestructura tecnológica está diseñada para operar 24/7, no garantizamos un funcionamiento ininterrumpido o libre de errores. Pueden existir ventanas de mantenimiento programado o interrupciones por causas de fuerza mayor o fallas de proveedores externos.

El soporte humano brindado por HOTBRANDS se presta exclusivamente en los horarios comerciales y condiciones establecidos en cada plan. La disponibilidad tecnológica de la plataforma no implica atención humana permanente.

22. Resultados y ausencia de garantías

HOTBRANDS se compromete a prestar los servicios digitales definidos en la propuesta con profesionalidad y diligencia. Sin embargo, no garantizamos una cantidad específica de clientes, citas, ventas, ingresos, reseñas, llamadas, conversiones ni posiciones exactas en buscadores (Google).

Los resultados comerciales dependen de múltiples factores ajenos a nuestro control, incluyendo la demanda del mercado, la competitividad de la oferta, la ubicación, el presupuesto publicitario, la calidad de las bases de datos y la rapidez y eficacia del equipo de ventas del cliente.

23. Uso prohibido

Queda estrictamente prohibido utilizar nuestros servicios, plataforma o infraestructura para:

• Actividades ilegales, fraudulentas o que violen normativas dominicanas o internacionales aplicables.
• Distribuir malware, virus o realizar ataques de phishing.
• Acosar, amenazar, difamar o discriminar ilícitamente a terceros.
• Vulnerar derechos de autor, marcas o propiedad intelectual.
• Publicar o solicitar reseñas falsas o engañosas.
• El envío de Spam o el uso de bases de datos obtenidas ilegalmente.
• La comercialización de productos o servicios prohibidos o altamente regulados sin las licencias correspondientes.
• Intentar manipular, vulnerar o acceder sin autorización a los sistemas de HOTBRANDS o de otros clientes.
• Utilizar la inteligencia artificial para generar engaños, daños o proveer asesoría profesional no autorizada.

24. Confidencialidad

Ambas partes se comprometen a proteger y mantener en estricta reserva cualquier información no pública, técnica, comercial o financiera recibida durante la ejecución del proyecto.

Esta obligación no aplicará a información que:

• Sea o se vuelva de dominio público sin mediar incumplimiento.
• Fuera conocida legítimamente por la parte receptora antes de su divulgación.
• Sea recibida legalmente de un tercero sin obligación de confidencialidad.
• Sea desarrollada de forma independiente.
• Deba ser revelada por orden de una autoridad competente.

HOTBRANDS podrá revelar información confidencial a sus empleados, contratistas y proveedores tecnológicos externos únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio, asegurándose de que estos estén sujetos a obligaciones de confidencialidad adecuadas.

25. Protección de datos

El tratamiento de los datos personales se rige por nuestra Política de privacidad, la cual forma parte integral de estos términos.

HOTBRANDS actúa como encargado del tratamiento respecto a los datos de los clientes finales de nuestro Cliente. Para prestar los servicios, utilizamos proveedores y subprocesadores tecnológicos (nacionales o internacionales) para funciones de hosting, comunicaciones, inteligencia artificial, analítica y seguridad. Si la legislación requiere identificar a un subprocesador específico, HOTBRANDS proporcionará la información necesaria ante una solicitud válida.

26. Limitación de responsabilidad

27. Indemnización

28. Fuerza mayor

Ninguna de las partes será responsable por el retraso o incumplimiento de sus obligaciones (excepto las obligaciones de pago) si dicho retraso es causado por eventos razonablemente fuera de su control, tales como desastres naturales, fallas generalizadas de internet, interrupciones graves de telecomunicaciones, actos gubernamentales, huelgas, conflictos, ciberataques a gran escala, cambios regulatorios imprevistos o fallas críticas de proveedores tecnológicos esenciales. La parte afectada deberá notificar a la otra y tomar medidas razonables para mitigar el impacto.

29. Modificaciones de los términos

HOTBRANDS se reserva el derecho de actualizar o modificar estos términos para reflejar cambios legales, técnicos, comerciales, de seguridad o en las políticas de nuestros proveedores.

Los cambios materiales que afecten significativamente los derechos del cliente serán notificados con anticipación razonable a través del correo electrónico registrado, nuestra plataforma o un aviso destacado en el sitio web. Las modificaciones no se aplicarán de forma retroactiva en perjuicio de derechos adquiridos, salvo que una obligación legal así lo exija. El uso continuado de los servicios tras la entrada en vigor de los cambios constituirá la aceptación de los nuevos términos.

30. Legislación y resolución de disputas

31. Comunicaciones legales

Toda notificación legal, solicitud de cancelación, reporte de incidentes de seguridad o reclamación formal dirigida a HOTBRANDS deberá enviarse por escrito a:

• Correo electrónico legal: legal@hotbrands.win
• Dirección física: BARRIO AURINEZ, CALLE 1 SUITE 07, BONAO, MONSEÑOR NOUEL, República Dominicana.

No se considerarán válidas las notificaciones legales importantes enviadas únicamente a través de mensajes de WhatsApp o redes sociales. Una comunicación se considerará recibida el día hábil siguiente a su envío por correo electrónico confirmado, o tras su acuse de recibo físico.

32. Disposiciones generales

• Acuerdo completo: Estos términos, junto con la Política de Privacidad y la propuesta o contrato particular aceptado, constituyen el acuerdo completo entre las partes.
• Prevalencia: En caso de contradicción, la propuesta particular prevalecerá sobre estos términos generales.
• Separabilidad: Si alguna disposición de estos términos es declarada nula o inaplicable por un tribunal, las demás disposiciones permanecerán en pleno vigor y efecto.
• No renuncia: El hecho de que HOTBRANDS no exija el cumplimiento estricto de alguna cláusula no constituirá una renuncia a su derecho de exigirlo en el futuro.
• Cesión: El cliente no podrá ceder sus derechos u obligaciones sin el consentimiento previo y por escrito de HOTBRANDS.
• Contratistas independientes: La relación entre las partes es de contratistas independientes. No se crea ninguna relación laboral, de sociedad o empresa conjunta.
• Idioma: La versión en español de estos términos es la versión principal y vinculante.
• Supervivencia: Las obligaciones relativas a pagos pendientes, propiedad intelectual, confidencialidad, limitación de responsabilidad e indemnización sobrevivirán a la terminación del servicio.